Ad Clicks : Ad Views : Ad Clicks : Ad Views : Ad Clicks : Ad Views :

Kako Poslati E-mail Ponudu U 5 Minuta

/
/

U prethodnom članku ste vidjeli proces traženja smještaja putem Interneta. Danas nastavljamo tamo gdje smo zadnji put stali a to je na slanju odgovora i ponude gostu.

Da budete uvijek prvi ponuđač koji će odgovorili na upite gosta i to sa opširnom i kvalitetnom ponudom morate se prethodno pripremiti, biti uvijek dostupni te raspolagati sa svim informacijama uvijek i bilo gdje.

Što je sve potrebno da zadovoljite te uvijete i budete uvijek među prvima pročitajte u nastavku.

Prodajne skripte (sales scripts)

Krenut ćemo sa prodajnim skriptama koje su nažalost izostavljene iz svakodnevne online komunikacije većine domaćih iznajmljivača i nažalost ne uživaju popularnost koju zaslužuju.

Prodajne skripte su već pripremljeni dijelovi odgovora ili cijeli odgovori za različite tipove upita. Najčešće će gosti postavljati slična pitanja pa zašto ne bi napravili jedinstvene odgovore za sva pitanja koja se redovito ponavljaju. Prednost skripta je u tome što ćete samo jednom potrošiti više vremena na njihovo sastavljanje dok ćete ih svaki sljedeći put samo kopirati po potrebi i promijeniti im par glavnih dijelova (ime, datum, broj smještajne jedinice i sl.).

email predlozak

Kako skripte radite za duži vremenski period potrudite se da su sve važne informacije u njima uključene, detaljno opisane, da pokrivaju što više mogućih pitanja, da sadrže linkove na vama važne stranice, da su prevedeni na nekoliko najkorištenijih jezika i sl. Na kraju ih postavite u Draft ili neki drugi namjenski folder u samoj e-mail aplikaciji te dobro definirajte naslov da vam budu uvijek pri ruci i da ih možete brzo indentificirati. Tako ćete uvijek u roku od 30 sekundi imati opširan i privlačan a opet prilagođen tekst za svakog gosta i njegov upit i to ne samo za potrebe e-mail komunikacije.

Uz odgovore na najčešća pitanja na isti način sastavite i tekst ponude za nove goste, potvrdu uplate akontacije i sve druge vrste e-mailova koje inače redovito šaljete.

Bez prodajnih skripta zaboravite na brzo odgovaranje gostima putem e-maila.

Gotove ponude

Ako uz tekst e-maila šaljete i ponudu u obliku dokumenta, kao što mi radimo, taj dokument možete pripremiti kao predložak koji u roku minute možete modificirati i imati gotovu ponuda za slanje gostu. Ali i to se vrijeme može skratiti automatizacijom većine podataka u predlošku ponude.

Predlozak ponude

U programima poput Microsoftovog Worda možete definirati i povezati međusobna polja sa računskim operacijama kao što to možete u Excel tablicama i tako promjenom nekoliko polja automatski promijeniti cijelu ponudu. Dobar primjer automatizacije je kada samo unosom broja dana i cijene smještaja ponuda sama izračuna i unese sve ostale podatke u ponudi poput dnevne cijene, sveukupne cijene, iznos akontacije, popust i sl.

Exchange ili IMAP e-mail protokol

Koje su razlike između ova dva protokola pročitajte ovdje. Osobno koristimo svugdje IMAP protokol jer je besplatan i svaki e-mail server ga danas standardno nudi. Prednost oba protokola u odnosu na standardni POP3 protokol je u sinkronizaciji podataka sa e-mail serverom i svim uređajima koji mu pristupaju.

Za vas korisnika to znači da sve što radite na jednom uređaju bude sa sljedećim spajanjem na glavni e-mail server bilo prebačeno i na sve druge uređaje koje posjedujete. Znači jednom kada pročitate e-mail ili pošaljete odgovor taj e-mail će biti pročitani a odgovor već spremljeni u odlazni spremnik kada dođete doma za računalo bez vaše ručne sinkronizacije tih podataka.

Također svi vaši pripremljeni tekstovi po svim folderima koje ste kreirali u e-mail aplikaciji će vam uvijek biti dostupni te promjene u njima uvijek sinkronizirane sa ostalim uređajima. Sa IMAPom ćete dobiti dojam kao da koristite samo jedno računalo za e-mail premda ih koristite i mnogo više. Također ne morate više brinuti dali ćete na mobilnom uređaju primiti e-mail jer vam je doma računalo ostalo upaljeno, a i omogućuje rad više osoba sa jednim e-mail računom na više lokacija bez straha od duplih odgovora gostima.

Prijenosni uređaji

Kako ne možete stalno biti uz računalo na recepciji važno je imati uređaj koji možete  uvijek nositi uz vas. Bilo da se radi o nekom smartphone uređaju ili nekom malo netbooku važno je samo da vam omogućuje spajanje na Internet, primanje i slanje e-mailove, obradu dokumenata i obavljanje sl. radnji.

smartphones

Što manji i sposobniji uređaj imate to bolje za vašu mobilnost i stalnu dostupnost. Ako odaberete uređaj poput iPhonea, nekog Androida ili Blackberrya sigurno nećete pogriješiti. Samo gledajte da vam uređaj odgovara estetski i funkcionalno i da je postavljen da provjerava e-mailove što češće :).

Stalni pristup internetu

Premda se pristup Internetu podrazumijeva za potpuno iskorištavanje potencijala bilo kakvog smartphone uređaja ipak treba ovo posebno naglasiti. Nažalost mnogi imaju smartphone a sa njima ne mogu raditi ništa van dometa vlastitog WiFija osim primati i slati pozive i poruke.

Kako podatkovne tarife više nisu skupe i nedostupne kao nekada, a i brzine su dovoljno brze za ugodno korištenje, nema više razloga da nemate neki data paket. Svaki mobilni operater (T-mobile, Vip i TELE2) danas nudi posebno pripremljene i povoljne podatkovne pakete za mobilne i laptop uređaje gdje se cijene kreću već od 50 kn mjesečno za 500 MB prometa što je za početak i više nego dovoljno. Zato kontaktirajte vlastitog operatera i informirajte se o ovim paketima kako biste napokon oslobodili moć vašeg mobilnog uređaja.

Dropbox ili sl. web servis

Ako imate posebno kreirane cjenike za sezonu i znate da će biti interesa za njima važno je da su vam stalno dostupni gdje god se nalazite. Isto vrijedi i za sve druge vrste dokumenata koje imate. Ovdje uskače Dropbox web usluga. U jednoj rečenici Dropbox je za foldere i sve pripadajuće dokumente na vašem računalu ono što je IMAP za e-mail.

Dropbox - Tour - Secure backup, sync and sharing made easy.

Kada jednom podesite i sinkronizirate vlastite dokumente sa Dropbox serverom gdje god se nalazite i na kojem god računalu radili ti podaci će vam uvijek biti dostupni i međusobno će sve promjene biti trenutno sinkronizirane. Naravno da sve dokumente uvijek možete imati sa sobom ako ručno sinkronizirate vaše uređaje ili kroz sam e-mail sa snimanjem važnih dokumenata kao privitke u draftovima, ali Dropbox je daleko jednostavnije i moćnije, a opet besplatno rješenje te kao takvo ima našu apsolutnu preporuku nad svim alternativama. Detaljnu domaću recenziju Dropboxa možete pročitati na blogu Mihaela Šanka.

Online web servis ili program za vođenje rezervacija

Ako ne vodite rezervacije ručno po bilježnicama ili word i excel tablicama (a nadam se da ne vodite) već za to koristite poseban offline program možete imati veliki problem sa dostupnošću tih podataka. Svi prethodno navedeni savjeti nemaju nikakvu svrhu ako vi ne možete na “cesti” provjeriti zauzetost vašeg smještaja i odgovoriti sa točnom informacijom gostu na upit. Zato je važno imati aplikaciju koja podatke o rezervacijama može objaviti i osvježavati na Internetu ili koristiti neku od web usluga poput našeg vlastitog VELUMrenta koje vam omogućuje upravo to – trenutne podatke o zauzetosti vašeg smještaja koji su dostupni uvijek i sa svakog modernog uređaja sa pristupom na Internet.

Zaključak

Ako iskoristite sve gore navedene savjete teško da ćete se više ikada naći u situaciji gdje niste mogli odmah reagirati na e-mail ili da ćete primiti upit od gosta na koji mu nećete moći poslati profesionalno sročenu i kvalitetnu ponudu unutar 5 minuta od primanja e-maila. Za gosta to znači da bi mogao primiti vaš odgovor prije nego li je svima sa liste iznajmljivača za koje se interesira uopće i poslao upite. Zamislite samo koliko će ugodno biti iznenađen tako brzim odgovorom i njegovom kvalitetom te vas zbog toga staviti na vrh svoje list.

Ako imate još koji program, proces ili uslugu za preporučit a da vam pomaže da brzo odgovarate na upite gostiju podijelite ih s nama u komentarima.

Newsletter

Želite ostati u toku zbivanja i prvi saznati praktične savjete kako povećati broj upita i rezervacija, kao i ostale novosti i prijedloge vezane za unaprjeđivanje turističkog poslovanja privatnih iznajmljivača i domaćina? Prijavite se na naš besplatni mjesečni newsletter i ne propustite najnovije trendove u turizmu.

17 Comments

  1. Fenomenalno!
    Neke stvari su mi jako dobro došle, pogotovo ovo sa gotovim ponudama. Mi do sada to nismo radili, ali mislim da bi bilo dobro ubaciti tu opciju…
    Mislim čak da ću probati sa sljedećim upitima da testiram kakve će reakcije biti.
    Odličan članak, samo tako naprijed.. 😉

  2. Koliko sam u praksi vidio dosta malo ljudi ih koristi a mi za njih redovito pohvale od gostiju dobivamo.

    Planiram i jedan detaljniji blog post samo njima u budućnosti posvetiti pa ću probati objasniti zašto je tome tako 🙂

    I hvala na pohvalama.. pomalo se trudim 🙂

  3. Ma ide to tebi, blog je svakim danom sve bolji i moram priznat da mi se sviđa kako napreduje… 😀
    I naravno očekujem taj članak o gotovim ponudama, bit će mi jako koristan..

  4. Nisam razmišljao o email predlošcima, a ustvari uporno pišem jedno te iste mailove. ;). I mala nadopuna, istina malo je zastarjelo, ali nemaju svi smartphone. Neće poslužiti za direktno odgovaranje, ali je za brzo reagiranje sms@mail. Kako podesiti – prvi rezultat sa Googla http://www.mob385.com/operater/sms2mail.shtml.

    Pozdrav

  5. Dobar savjet i hvala na njegovom predlaganju. Ali svakako osobama bez smartphonea kod prvog produženja ugovora predlažem da si neki do 100kn uzmu jer su dovoljni 🙂 a operateri ih “široke” ruke dijele

  6. Ako se radi o nekom proizvodu koji se ne isporučuje direktno onda se naravno slažem za FAQ ali u ovom primjeru smatram da je bolje neka pitanja ostaviti ne odgovorena kako bi gost kontaktirao iznajmljivača i tako ostavio neku mogućnost kontrole ishoda u njegovim rukama. Jer u suprotnom ne ostaje nikakav prostor za manevar iznajmljivača da prilagodi ponudu i udovolji gostu oko specifičnog zahtjeva.

    Recimo da je to nešto slično kao i razlog zašto sam u jednom prethodnom blog postu predložio da se cijena smještaja javno ne prikaže.

  7. Pingback: Twitted by vilakruna
  8. Poštovani,
    mogu li zamoliti primjer jedne gotove ponude na mail u prilogu (važne i povjerljive detalje molim sakriti) jer ne vidim detaljno sadržaj, a mislim d abi mi koristilo svako slovo u ponudi kako bi primjerenije pristupila kreiranju valstitih, unaprijed zahvaljujem
    alenka

  9. Da li ste mi upravo dobru ideju pa ću sada kroz koji dan objaviti novi blog post kroz koji će se template ponude moći skinuti. Pa samo pričekajte dan-dva ako nije problem.

  10. Definitivno pogledaj rješenja kao FreshBooks i QuickBooks, inače su za osobno računovodstvo, ali mogu biti jako zanimljiv način za slanje ponuda

  11. Mi osobno trenutno koristimo jedno slično domaće rješenje za takve potrebe i zadovoljni smo. A ovako je dobro još imati i mogućnost u par klikova bez posebnih otvaranja aplikacija isto nešto poslati ako gost zatraži i to ubrza cijeli proces. Ali da, ima već takvih riješenja danas na tržištu što nije bio baš slučaj u trenutku pisanja ovog teksta 🙂

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This div height required for enabling the sticky sidebar