Najkorišteniji digitalni alati u poslovanju domaćina

Stalno ponavljamo kako se trendovi u turizmu svakodnevno mijenjaju i da je potrebno aktivno pratiti zbivanja na tržištu kako bi se što ranije i kvalitetnije reagiralno na nastale promjene.

Tu prvenstveno mislimo da se (digitalni) alati koje svakodnevno koristimo mijenjaju ili ih zamjenjuju novi.

A o brzini i kvaliteti prihvaćanja tih promjena i novih tehnologija ovisi i konkurentnost poslovanja.

Prednosti koje sa sobom donose smanjenju troškove poslovanja uz istovremeno povećanje profita.

Ali ovaj put nećemo pričati o tome kako nam određene tehnologije štede vrijeme i novac. Detaljne recenzije nekih od najpopularnijih, ali i nezaobilaznih alata u turizmu i kako postižu upravo taj efekt možete očekivati uskoro na ovom blogu.

Danas ćemo samo nabrojati i objasniti zašto koristimo neke od alata koje redovno koristimo kroz kratak opis naše dnevne poslovne rutine.

Koliko je ona slična ili različita, bolja ili lošija od vaše rutine možete pogledati u nastavku, a nadamo se i doprinijeti svojim prijedlozima i mišljenjima ovom popisu kroz komentare ispod teksta.

Komuniciranje s gostima i slanje ponuda

Sve započinje, ali i završava s komunikacijom/kontaktom s gostom.

Kako većina današnjih gostiju stupa u kontakt s iznajmljivačem online putem, prva i najbitnija stvar koju radimo svako jutro je otvaranje email aplikacije. Čak i kada vam se gost javlja preko posredničkih portala i stranica šanse su da ćete obavijest o tome, ali i novim rezervacijama, dobiti upravo putem emaila.

Zbog toga je email danas neophodan, ne samo nama osobno, već i u turizmu općenito. Premda ga svi već godinama pokušavaju proglasiti mrtvim i nepotrebnim budite sigurni da email nikada nije bio življi niti bitniji za poslovanje.

Postoje mnoge dobre prakse vezane za postavljanje i korištenje email računa, ali od svih ovdje bi samo naglasio to da mu se ne limitira dostupnost na jedan uređaj. Neka vam email bude dostupan za čitanje i odgovaranje na svim uređajima koje koristite u poslovanju, čak i na vašem pametnom telefonu koji je možda i najbitniji email uređaj kojeg možete trenutno imati.

Kada upit napokon dođe za sastavljanje odgovora gostima koristimo u tandemu nekoliko različitih digitalnih alata/aplikacija.

Prva je Evernote aplikacija za čuvanje bilješki. Evernote koristimo za pohranjivanje planova i ideja za buduće online aktivnosti, ali i za čuvanje predefiniranih odgovora na upite gostiju (i to na više jezika). Aplikacija nudi sinkronizaciju s webom i njihovim mobilnom aplikacijom što nam omogućava pristup tim informacijama gdje god se nalazili, čak i ako nemamo vlastito računalo ili mobitel pri ruci.

Nakon što odaberemo i dopunimo odgovor (ako je to bilo potrebno) obavezno provjerimo da on ne sadrži greške putem online servisa Ispravi.me (ako se radi o domaćim gostima) ili putem bilo kojeg text editora za engleski jezik ili njemački jezik koji su dostupni na svim računalima.

Zatim ako je potrebno sastavljeni odgovor prevedemo uz pomoć nezaobilaznog Google Translatea na jezike koje nemamo pohranjene i profesionalno prevedene u Evernoteu.

digitalne tehnologije u turizmu

Na kraju nam jedino preostaje sastavljanje i uključivanje ponude u sami odgovor. Za to imamo nekoliko predložaka word dokumenata koji se u par minuta mogu ispuniti s novim podacima o gostu i traženom smještaju. Ponudu spremamo u PDF format (kako ih gost ne bi mogao naknadno mijenjati) te na kraju obje verzije (word i PDF) pohranjujemo na Dropbox ili Google Drive radi arhiviranja podataka, te također njihove dostupnosti na svim drugim uređajima.

Oba servisa nude i mogućnost slanja dokumenta putem linka, pa ako imate nekoliko različitih ili većih ponuda koje morate poslati pošaljite ih putem linka umjesto da s njima zakrčite inbox gosta velikim datotekama.

Dropbox nam je zbog te funkcionalnosti draži i koristimo ga čak za slanje fotografija, virtualnih šetnji i dr. materijala gostima.

Biti dostupan na WhatsUpu, Viberu, …  je postao imperativ

Uz mail najpopularniji kanali komunikacije su brojne mobilne aplikacije za slanje poruka i chat.

Putem tih aplikacija na dnevnoj bazi komuniciramo sa sve većim brojem “mlađih” gostiju koji preskaču email za prvi kontakt. Kroz chat dolaze do svih potrebnih informacija o smještaju, primaju ponude, traže dodatne fotografije i materijale i to u manje formalnom tonu nego što je to komunikacija kroz email.

Kroz takvu neformalnu komunikaciju lako se  ‘odmjeri’ domaćina i siguran sam da mnogim gostima i sam ton komunikacije u takvom okruženju igra bitnu ulogu za odabir smještaja.

Ljubaznost i osmijeh na licu više nije nešto što se od domaćina očekuje samo po dolasku gosta.

Potrebno je osmijeh i ljubaznost/ljudskog prenijeti i u digitalni tekstualni format.

Najpopularniji komunikacijski alati koje redovno koristimo su WhatsUp, Viber, Messenger, Hangouts, Skype, …

Svi su dostupni na mobilnim uređajima, ali postoje i desktop verzije za računala, tako da ne morate cijele dane gledati u mobitel već komunikaciju s gostima preko tih aplikacija možete obavljati i za radnim stolom na velikoj tastaturi.

Još jedna prednost svih tih aplikacija je što se aktiviraju putem vašeg emaila ili broj mobitela. Pa jednom kada gost sazna ta dva vaša podatka može vam se odmah javiti putem bilo koje aplikacije bez da ste posebno naznačili da ju koristite. To je razlog zašto je dobro da ih većinu ili sve imate instalirane kako bi bili dostupni svakom gostu na onoj platformi koja njemu odgovara.

društvene mreže u turizmu

Vođenje prisutnosti na društvenim mrežama

Nažalost kod nas mnogi iznajmljivači zanemaruju društvene mreže ili ne shvaćaju njihovu važnost i potencijal u poslovanju.

Problem nisu same društvene mreže, već ljudi koji im pristupaju kao oglasnoj ploči za vlastitu ponudu. I kada im takav pristup ne urodi plodom ulože dodatan trud da svima objasne kako nije problem u njima nego u precijenjenosti društvenih mreža.

Facebook nije Aribnb niti Booking.com. Instagram neće nitko zamijeniti za Apartmaniju ili Hrvatska Apartmani.

Zašto onda svim tim stranicama, booking platformama i društvenim mrežama pristupati isto i očekivati da će taj pristup svugdje jednako raditi? O problemu takvog razmišljanja i pristupa pisat ćemo u jednom zasebnom tekstu.

Za proaktivno upravljanje i komunikaciju s gostima na društvenim mrežama svakodnevno koristimo nekoliko alata ovisno o tome što nam je taj dan cilj postići.

Da nam ne promakne niti jedan upit, komentar ili lajk koristimo Pages poslovnu Facebook aplikaciju putem koje sada osim Facebook stranice možete upravljati i službenim Instagram profilom. Organizirana je kao digitalni planer aktivnosti na tim mrežama pa jednom kada se naviknete na nju postat će vam nezamislivo raditi bez nje.

Kod pripreme modernih i atraktivnih vizuala, bannera i dr. materijala za objavu tu je besplatna web aplikacija Adobe Spark koja nudi veliku količinu gotovih rješenja koje možete odmah iskoristiti. Dok za offline pripremu sličnih materijala ili obradu, rezanje i dodavanje teksta na fotografije koristimo Skitch aplikaciju.

Sve vizualne materijale bilo za objavu na društvenim mrežama ili na webu obavezno provučemo kroz JPEGmini kako bi se veličina datoteka drastično smanjile bez vidnog smanjenja kvalitete. Google će vas bolje rangirati ako na web stranici imate fotografije od 50-100 kb u odnosu na fotografiju od 5 mb direktno iz fotića. Gosti, pogotovo koji vas posjećuju s mobilnih uređaja također će to cijeniti.

Ovdje bi još naveli i Wunderlist ToDo aplikaciju koju koristimo skoro u svakom aspektu poslovanja.

Pomoću nje vodimo raspored i plan objava na društvenim mrežama. Vodimo i kada se kojem gostu povratno javiti ako se on nama nije javio. Vode se i sve marketinške aktivnosti i još mnogo drugih stvari. Nakon početnog otvaranja emaila ujutro, Wunderlist je druga aplikacija koju otvaramo i koja je otvorena cijeli dan te po kojoj znamo što nam je taj dan poslovni prioriteti i što ćemo raditi.

Upravljanje stranicama za oglašavanje smještaja

I na kraju nam ostaju sve stranice, portali, agencije i drugi posrednici putem kojih gosti dolaze (in)direktno do nas. I nakon čega se ponovno vraćamo na početak ovog teksta gdje imamo upit gosta na koji je potrebno odgovoriti i potaknuti ga da potvrdi rezervaciju.

S obzirom na broj phishing pokušaja, lažnih stranica za oglašavanje ali i online prevaranata potrebno je veliku pažnju posvetiti online sigurnosti kao i zaštiti samih podataka. A ključ toga je u korištenju kompliciranih, dužih i neintuitivnih šifri za pristup online sadržajima gdje objavljujete podatke o smještaju i rezervacijama.

I ne samo to, za svaku stranicu bi trebali imati novu šifru kako u slučaju hakiranja podataka jedne stranice ne bi imali problema na svim drugim stranicama na kojima se koriste isti podaci i da se tako ne riskira kompletno online poslovanje apartmana.

Za tu svrhu već godinama nam je nezaobilazna aplikacija 1Password. Putem nje osim što možete u sekundi kreirati dugačke komplicirane šifre, 1password vam omogućuje i čuvanje svih šifri i login podataka na jednom sigurnom mjestu. Uz to integriran je u svaki web preglednik te s jednim klikom možete izvršiti automatsku prijavu na svaku stranicu. A taj način osim što je brži nego ručno upisivanje korisničkih podataka omogućuje i zaštitu od phishing prijevara jer 1Password za vas provjerava i link na koji se želite prijaviti, te ako on ne odgovara stranici gdje se prijavljuje neće vam ni ponuditi mogućnost da svoje korisničke login podatke upišete na sumnjivu stranicu.

Od ostalih aplikacija za ovu svrhu redovno koristimo Wunderlist, aplikacije za obradu fotografija i pisanje tekstova, kao i Dropbox kako bi jednom pripremljene materijale mogli putem linka poslati svim novim ali i starim suradnicima kako bi nam podaci uvijek bili ažurirani na svim online lokacijama.

I jedna za kraj…

 

Mailchimp je web aplikacija za slanje newslettera koju obožavamo i redovno koristimo, a za manje liste gostiju kojima se newsletter šalje je i u potpunosti besplatna za korištenje.

Kako smo naveli važnost emaila na početku ovog teksta dobro je napomenuti da je newsletter oglašavanje trenutno još uvijek jedan od značajnijih i isplativijih vrsta oglašavanja s velikim povratom uloženih investicija.


Ovo su samo neki od alata koje svakodnevno koristimo u poslovanju, i za koje smatramo da su zaslužili biti spomenuti u ovom osvrtu.

Uz njih postoje još mnogi drugi alati koje u većoj ili manjoj mjeri koristimo ovisno o specifičnim potrebama. A nije rijetkost niti promjena alata za istu svrhu (npr. dugo smo koristili Campaign Monitor pa smo ipak prešli na sada nama bolji MailChimp).

Navedena softwareska rješenja su ona koja osobno koristimo i koja odgovaraju našim potrebama, što ne znači da ista morate i sami koristiti niti da su najbolja dostupna na tržištu. Za većinu navedenih procesa postoje deseci ako ne i stotine različitih rješenja koje možete isprobati i koristiti, te na kraju postići istu dnevnu rutinu.

Koje vi digitalne alate redovno koristite a da nisu navedeni u tekstu? Za koje smatrate da postoji bolja zamjena? Sve prijedloga i komentare slobodno podijelite kroz komentare ispod teksta.

  • Facebook
  • Twitter
  • Google+
  • Linkedin
  • Buffer
  • stumbleupon
  • Reddit

Newsletter

Želite ostati u toku zbivanja i prvi saznati praktične savjete kako povećati broj upita i rezervacija, kao i ostale novosti i prijedloge vezane za unaprjeđivanje turističkog poslovanja privatnih iznajmljivača i domaćina? Prijavite se na naš besplatni mjesečni newsletter i ne propustite najnovije trendove u turizmu.

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *